事務職といえば「誰にでもできる簡単な仕事」「座り仕事で楽そう」というイメージがあるかもしれませんが、実は向いてない人にとっては苦痛に感じることもあり、誰にでもできる簡単な仕事ではないのです。
1日中パソコンに向かって地味な仕事だと思うかもしれませんが、頭の中は常にフル回転しているのです。
求人を見て「未経験可」「簡単な事務作業」という言葉につられて応募し痛い思いをした人を私は何人も見てきました。
今回は事務職に向いてる人の特徴について、解説いたします。
ただしあなたにその特徴が少なくても、努力次第で事務職に向いてる人になれますので、悲観しなくても大丈夫ですよ。
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事務職は「慣れればできるもの」と思っている人が多いようですが、決してそうではありません。
例えば入力だけ、電話対応だけ、資料作成だけ、など何かに特化した仕事であれば慣れればできるかもしれませんが、一般的な事務職は本当にやることがいっぱいで、どれだけ臨機応変に対応できるか、事務処理能力があるかが重要になってくるからです。
私が見てきた中で実際に辞めていく人のほとんどの理由が「覚えることが多い」というものでした。
仕事を覚えていくうちに、あれもこれもできるようになれば達成感に変わっていくのですが、そこに至る前に「覚えられる自信がない」「簡単な仕事だと思っていた」と言って辞めてしまう人が多いのが現状です。
まずは前提として、上述したことをお聞きになられて「私なら大丈夫」と思われたなら、ひとまず事務職に向いてる素質があります。
チームワークや調和を大切にする人
事務職の仕事は1つの作業を分担してやることが多いため、一人の作業が滞っていると周りの人の作業が止まってしまいます。
また提出期限がある仕事の場合は特に円滑に作業を進める必要があります。
事務職では定期的にミーティングなどでお互いの仕事の進捗状況を伝え合うなど密にコミュニケーションを取っているため、チームワークや調和を大切にしながら働ける人は事務職に向いてると言えるでしょう。
自分のやっている仕事が他の人には関係のないことだと思うかもしれませんが、そうではないのです。
想像力がある人
実は想像力がある人=事務職に向いてる人なんです。
想像力を持って仕事をすることはとても大切であり、事務職に向いてる人ほど想像力が豊かなんです。
仕事において、ただ与えられた仕事をするだけではなく、自分がやっている仕事は何のために誰のためにやっているのかを想像することで「こうすればもっと効率よく自分の仕事もやりやすくなるかな?」「こうすればお客様に喜んでいただけるかも!」と考え行動することができます。
また人間関係においても、言われた言葉をそのまま受け取るのではなく「こういうことが言いたかったのかもしれないな」「どういうことが求められているのかな」など色々と想像して仕事をすることは必要不可欠です。
物事を多方面から捉えることができ、相手を思いやることができるあなたは事務職に向いてると言えるでしょう!
デスクの整理整頓ができる人
「事務職と整理整頓ってどう関係あるの?」と思われるかもしれませんが、これがとっても重要なんです!
自分のデスクをきれいに整理整頓できているということは、あなたが携わる資料も整頓されているということです。
これは大切な資料の紛失を防ぐことにも繋がります。
また社員で共有している資料やファイルなども見やすく整頓されているということはチームワークで仕事をしている事務職にとっては本当に重要なことなんです。
実際に普段から整理整頓できない人が大切な書類を紛失してしまい、手分けして1時間探したという経験があります。
これが繁忙期であれば大きな時間の損失となりますので、普段から整理整頓ができている人は事務職に向いています。
複数の作業を同時にこなせる人
事務職では一度に様々な仕事を任されることがありますのでマルチタスクスキルが求められます。
これは私の実例なのですが、年賀状の印刷をしながら、同時進行でデータ入力の業務を頼まれたことがありました。
それだけでなく、その2つの業務をしている最中に次の仕事を2つ頼まれ、その間に郵便物の梱包と宛名書きと集荷の手配をするんです。
「やっと最初の作業に戻れる!」と思っていたら、来客がありお茶を淹れ、席についたところで電話対応という具合です。
新人さんの作業の進み具合や間違いがないかのチェックもしなければいけませんでしたので、常にアンテナを張り巡らせていました。
几帳面な性格で明るく真面目な人
几帳面な性格で明るく真面目な人。
こういった人ならそつなく事務仕事をこなせます。
性格を変えるのは難しいですが、仕事と割り切って努力すればなんとかなるものです。
なぜなら会社の大切なデータや資料を取り扱うことが多い事務職では正確に仕事をこなす必要がありますので、几帳面な性格の人が向いています。
また色々な仕事を頼まれても嫌な顔をせず明るくこなすコミュニケーション能力も重要になってきます。
なによりも真面目にコツコツと仕事をしていれば、必ず周りもサポートしてくれるでしょう。
みんなパソコンに向かっているからこれくらい手を抜いても分からないだろうと思って仕事をしている人もたまにいますが、入力したものや取り扱った資料を見ればどんな風に仕事をしているか手にとる様に分かるのです。
優先順位を考えて仕事ができる人
自分がしている仕事の最中に他の仕事を任されることがありますが、どちらを優先すべきか周りの状況を見ながら考えて仕事をしなければいけません。
もちろんこれは仕事に慣れてからでないと判断が難しいので、分からない場合は上司に「どちらを優先すればよいですか?」と確認することです。
私自身も事務職を始めた頃は、あれもこれも仕事を頼まれ、ひとつひとつを一生懸命にこなしていましたが優先順位を考えてなどいませんでしたし「ただ任された仕事をやり遂げたい!」と思うのが精一杯でした。
そうすると優先しなければいけない仕事を後回しにしてしまっていることとなり、周りに迷惑を掛けていたことにも気づかずにいました。
このようにならないためにも、落ち着いて優先順位を判断できるあなたは事務職向きといえます。
人をサポートするのが好きな人
事務職をしていると時には無理を言われることもあり、表立って目立つのではなく裏方の仕事ですから、日々達成感を感じることも感謝されることも少ないかもしれません。
しかし、事務職は「縁の下の力持ち」であり、会社にとって必要不可欠な存在なのです。
そのため「周りが気持ちよく仕事ができるようサポートするのが好き!」という性格のあなたなら向いています。
あなたが、これまでお話してきたような事務職に向いてる人の特徴に1つでも当てはまるなら、ためらわずに事務職の道へ進まれると良いでしょう。
なお、事務職はとても人気です。
あなたの地域で良い条件のお仕事があったら、すぐに応募する体制を整えておきましょう。
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やりがいを見つけて事務職が向いてる人になろう
事務職が好きな人は転職してもずっと事務職を続けている人が多いのですが、それだけ何か魅力ややりがいを感じているからです。
ただ、どうしてもやりがいを感じてしまう前に辞めてしまう人も少なくありません。
職場の雰囲気に馴染めそうであれば、何かやりがいを見つけて事務職が向いてる人になってもらいたいものです。
私は少なくとも以下の4つの点について事務職にやりがいを感じています。
どうぞご参考になさってください。
- 自分で1日の仕事の流れを考え、スムーズに終わらせたとき
- 変化のない仕事でも自分なりに考え効率化を図れたとき
- 会社のお金の流れを理解し経費の無駄を解消する提案ができたとき
- 仕事を覚えるにつれ、できる仕事が増えていくとき
また与えられた仕事をどのようにこなすのかは人によって様々で必ずしも決まったルールがあるわけではありません。
自分でゲームを攻略していくように考え行動すると仕事が楽しくなりますよ。
それも事務職に向いてる人になるコツかもしれません。
事務職に向いてる人の特徴まとめ
私も長年事務職をやっていますが、それでも得手不得手な分野がどうしてもありますし「あ～なんでこんなミスしちゃうんだろう」と激しく落ち込む時もあります。
私の職場で新しく入社してきた人達は全員事務職未経験の人ばかりで、大雑把な人、慎重すぎる人、整理整頓ができない人など様々なのですが、これは駄目なところではなく個性だと思っています。
それぞれの性格を知り、「この人にはどんな作業が合っているか？」と考える日々です。
もちろん、そんな人でも事務職に就けないというわけではなく、あなたの意識と行動を改善すれば、事務職に向いてる人になれます。
努力でカバーすることは十分可能です。
- チームワークや調和を大切にする人
- 想像力がある人
- デスクの整理整頓ができる人
- 複数の作業を同時にこなせる人
- 几帳面な性格で明るく真面目な人
- 優先順位を考えて仕事ができる人
- 人をサポートするのが好きな人
どんな仕事にも向き不向きがありますが、事務職に向いてる人になれるかは自分の気持ちと行動次第ですよ。
自分の不得意な部分を見直し改善していくことが重要なのです。
